Кайдзен — это японская философия, основная идея которой заключается в непрерывном совершенствовании рабочих процессов. Благодаря кайдзен японцы каждый день улучшают свою жизнь. Все начинается с малого, например, с порядка на рабочем столе и в файлах персонального компьютера. Эксперт по бережливому производству Раиса Уфимцева показывает на примере своего ноутбука, как грамотно организовать данные и почему кайдзен полезен каждому.

В 2017 году Раиса Уфимцева ездила на стажировку в Японию и побывала там на нескольких предприятиях: косметическом, сантехническом, мебельном и автомобильном. Все японские производства стремятся выстроить свою работу по философии кайдзен и методу 5С. Он заключается в соблюдении пяти шагов, цель которых — создать максимально удобные условия для каждого сотрудника.

Использовать принцип пяти «С» можно в любой сфере жизни: в работе, учебе, в быту. Сделали конспект, который поможет лучше разобраться в принципе действия этой системы.

1. Сортировка («сэири» — нужное-ненужное)

Во-первых, нужно рассортировать задачи и решить, какие из них в приоритете. Что важнее — просмотреть рабочую почту или разобраться с отчетами? Когда все ваши дела «разложены по полочкам», гораздо проще решить, за какие браться в первую очередь, а какие могут подождать. 

Руководителям, кстати, не следует пренебрегать возможностью делегировать простые задачи подчиненным, чтобы освободить время на более трудоемкие процессы. 

Также следует понять, что мешает вам быть эффективнее. Проще всего составить список того, что отвлекает и раздражает. Это могут быть включенные уведомления, ссылки на развлекательные сайты или игры. Нужно подумать, как устранить такие раздражители на то время, пока вы разбираетесь с работой.

2. Систематизация («сэитон» — аккуратность)

Когда приоритеты расставлены, нужно грамотно выстроить ход работы. Наиболее эффективно сделать это помогает дневник. В нем полезно составлять список дел, указывать их приоритетность, длительность, затраченное время и делать заметки для самого себя.

Планировать самые важные задачи лучше на то время дня, когда продуктивность на пике, а более простые — на вечер, к примеру. 

Дневник также поможет выявить незаметные на первый взгляд прорехи в работе: например, то, что важные дела занимают минимум времени, тогда как большая его часть уходит на рутину или прокрастинацию. 

3. Содержание в чистоте («сэисо» — уборка)

Убирать свой рабочий стол, в том числе компьютерный, следует каждый день. То, что может пригодиться, переносите в соответствующие папки. Остальное — в корзину. 

В будущем мусор на рабочем столе может отвлекать от работы или засорять память. Кому это нужно?

4. Стандартизация порядка («сэикэцу» — установка правил)

Самый простой и одновременно самый сложный шаг. Нужное отделено от ненужного? Приоритеты выстроены? Порядок наведен? Теперь нужно, чтобы эти три шага вошли в привычку. Повторять их нужно завтра, послезавтра, через неделю и через месяц. Тогда повышение продуктивности и эффективности не заставит себя долго ждать.

5. Совершенствование («сицукэ» — воспитание)

Когда система выстроена, следует подумать о том, как можно ее улучшить. Например, скачать более эффективные и простые программы или выбрать для рабочего стола новые красивые обои. Думать о таких улучшениях — обязательное условие философии кайдзен.

После того, как система 5С входит в привычку, она значительно улучшает качество жизни. В первую очередь — экономит время. Работа становится эффективнее, а сама жизнь — осознаннее. Поставленные цели становится понятнее, а, значит, их проще и быстрее достигать.

Обложка: Shutterstock

Павел Ефимов